Sistemas Administrativos - La Administración y La Gerencia
SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
El
conjunto de componentes que interactúan entre sí y se encuentran
interrelacionados recibe el nombre de Sistema Administrativo, por su parte, es
aquello vinculado a la administración, el acto de administrar: organizar o gestionar
recursos. Tomando un concepto más técnico, un sistema administrativo es una red
o un esquema de procesos cuya finalidad es favorecer el cumplimiento de los
objetivos de una organización. El sistema apunta a que los recursos de la
organización en cuestión sean administrados de forma eficiente.
En
la actualidad, la noción de sistema administrativo suele hacer referencia al programa
informático que cuenta con diversas aplicaciones para administrar las facetas
de una empresa. La intención de este tipo de software es centralizar las tareas
administrativas en un mismo sistema informático que permita ahorrar tiempo e incrementar
la eficiencia laboral. Un sistema administrativo, en este sentido, suele contar
con diferentes módulos. Cada módulo permite completar una tarea distinta: realizar
una factura, emitir un recibo de cobro, organizar la agenda, registrar ingresos
y egresos de un balance, controlar el inventario o stock, etc.
Se
reconocen varios tipos de sistema administrativo, algunos de los cuales son los
siguientes:
—
Abstracto: Es el que está compuesto de conceptos tales como doctrinas
filosóficas, números o idiomas.
—
Concreto: Se opone al anterior, ya que este sistema administrativo consta de máquinas,
equipos o cualquier componente tangible.
—
Operacional: tiene el objetivo de generar reportes, además de llevar a cabo el procesamiento
de la información, la cual suele ser reiterativa.
—
Directivo: los datos que administra no pasan por un proceso de selección ni son
modificados de ninguna forma.
—
Informativo: Éste es el tipo de sistema administrativo crucial a la hora de
tomar decisiones que sean coherentes con los objetivos planteados por la
empresa en primer lugar. A grandes rasgos, se encarga del procesamiento de
datos y de la producción de reportes.
LA ADMINISTRACIÓN
La
Administración es un proceso constante que dirige el trabajo individual y
colectivo con el fin de dar cumplimiento a los objetivos propuestos, los cuales
se alcanzan a partir de la consideración de las condiciones particulares y del
entorno. La palabra administración proviene del latín minister, que se traduce
como “hacía el control”.
La
Administración se encarga de planear, organizar, dirigir y controlar el uso de
los recursos para lograr una repercusión positiva en la eficacia y en la
eficiencia de una actividad desarrollada por una persona o una organización. Fue
con el auge de las grandes compañías, durante la Revolución Industrial, que se
reconoció como disciplina. Desde allí, los estudios especializados en
Administración empiezan a realizarse de manera formal para cumplir con la
demanda de profesionales en la administración de recursos, por parte de las
empresas.
ÉTICA EN LA ADMINISTRACIÓN
De
acuerdo a los principios de la ética dentro del plano de la administración es
todo aquello que trata de conductas morales, de los que es permitido y lo que
no. Es de gran importancia saber de qué manera podría una persona regirse por
conductas morales dentro de su entorno laboral a la hora de administrar. Muy a
menudo el ser humano se prepara para tener un profesión con el fin de poderse
sustentar y valerse por sí solo, le apasiona la idea de suministrar y adquirir.
Cuando
tenemos la responsabilidad de administrar debemos tomar en cuenta que factores
harán que nuestro desempeño como administradores sea uno de provecho y a la
misma vez eficiente. En las empresas existen ciertas normas que de cierto modo
van de la mano con lo ético, lo importante no es que existan estas normas sino
sabernos dejar regir por ellas. Como por ejemplo un propietario tiene la
responsabilidad de llevar un registro de todo lo que pasa dentro de su negocio
y registrar los ingresos a aquellas agencias encargadas de auditar, seria ético
que la persona reporte toda la actividad económica que ha ocurrido durante ese
periodo dentro de su negocio y no sería adecuado que solo reporte parte de la misma.
Llevar
una conducta ética en la administración no solo contribuye a que el negocio
siempre va a fluir de manera eficaz, esto hace que tenga un atractivo, puesto
que cuando se administra bajo todos los requisitos pertinentes y a su vez son plenamente
cumplidos se goza de beneficios a la hora de hablar de estado crediticio, otro
factor que influye fuertemente a la hora de ser considerados por otras instituciones
o ayudas.
En
conclusión la ética en administración va
a depender de los principios de todos aquellos que participen en la misma.
Dentro del mundo de los negocios se debe de llevar un comportamiento ético ya
que este ayudará a lograr que tanto el propietario como lo que este bajo su
administración pueda funcionar de manera positiva contribuyendo así a un mejor
manejo de todo lo expuesto anteriormente.
IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN
1. Permite establecer un organigrama claro
Una
de las principales funciones de la administración es organizar al equipo de
trabajo de manera clara, ya que de esa forma las personas pueden saber con quién
consultar ciertas cosas y con quién no. Asimismo, establecer un organigrama
ayuda a comprender mejor las responsabilidades de cada área y de cada persona
en particular.
2. Determina el talento humano requerido
Otro
de motivo del por qué es importante la administración, es que se encarga de
canalizar y gestionar las necesidades de talento humano que surgen en otras
áreas. De esa forma, junto al área de recursos humanos, buscan cubrir las posiciones
que se necesitan. Además de ello, se encargan de medir la productividad de los
colaboradores y conocer si sus actividades laborales contribuyen a alcanzar el
objetivo de negocio planteado.
3. Ayuda a gestionar eficientemente los recursos
Otra
ventaja de la administración de empresas, es que ayuda a gestionar
adecuadamente los recursos, con el fin de usarlos eficientemente. Esto puede
verse plasmado en la correcta administración de los presupuestos,
infraestructura, materias primas, entre otros.
4. Simplifica el trabajo
La
administración también tiene como tarea hacer que los procesos largos, tediosos
y operativos sean lo más simple posible. De esa forma se puede mejorar la
eficiencia y la productividad. Como ves, una correcta administración es fundamental
para lograr que una empresa siga creciendo de manera sostenida, ya que te brinda
una vista panorámica de todas las aristas de la organización.
TIPOS DE ADMINISTRACIÓN
Pública
Es
la encargada de realizar la gestión administrativa de todas las instituciones
del Estado.
Privada
Se
encarga de realizar la gestión administrativa de todas las entidades privadas,
como empresas, que no tienen nada que ver con el Gobierno o el Estado.
Mixta
Existen
entidades privadas que reciben apoyo del Estado, en ellas se aplica una
administración mixta porque tiene elementos de la administración pública y de
la privada.
CARACTERÍSTICAS DE LA ADMINISTRACIÓN
Universalidad
El
conocimiento administrativo es extendible o aplicable a cualquier campo o
sector. Es decir, a cualquier organización, independientemente de su
naturaleza, ya que es multifacética.
Especificidad
Pese
a su gran aplicabilidad, la administración es una ciencia social en sí misma y
cuenta con herramientas propias.
Unidad temporal
Las
fases de la administración son desarrolladas o ejecutadas de manera simultánea
y dinámica en la realidad de las organizaciones.
Unidad jerárquica
El
correcto funcionamiento de una administración exige la existencia de una
jerarquía o estructura organizacional. A través de la cual será posible
establecer las distintas obligaciones y procesos administrativos.
Flexibilidad
La
ciencia administrativa es ampliamente aplicable gracias a su rasgo de
adaptabilidad a los pormenores de cada organización o institución.
Interdisciplinariedad
La
administración, pese a tener su propio peso como ciencia, precisa de la
interrelación con otras disciplinas como la contabilidad o las relaciones laborales,
por ejemplo.
Valor instrumental
Los
conocimientos administrativos son fácilmente aplicables y aprovechables en todo
tipo de proyectos, sociedades u organizaciones.
LA GERENCIA
La
gerencia es la acción, o el conjunto de empleados, que se encargan de dirigir,
gestionar y coordinar una determinada empresa, organización o institución. La gerencia puede hacer referencia a una
serie de empleados que, denominándose gerentes, se encargan de coordinar y
gestionar una organización. De la misma forma que, por otro lado, puede hacer
referencia a la acción de coordinar y gestionar dicha organización.
La
gerencia es el eslabón más alto de la cadena de mando. En este sentido, se
integra por los gerentes de la empresa, representando el escalafón más alto de
la empresa, así como ostentando la mayor responsabilidad. La gerencia es una
parte fundamental de la empresa. Estos se encargan de coordinar que todo
funcione correctamente.
ÉTICA EN LA GERENCIA
La
ética gerencial se enfoca en la ética del comportamiento en el lugar de trabajo
y la ética en el liderazgo. La ética y el razonamiento ético son
características necesarias de su cultura empresarial.
La
historia moderna de los negocios ha sido confusa por muchos problemas, incluida
la ética empresarial, y esto es especialmente cierto en tiempos económicos
difíciles. Una de las luchas más importantes, más allá del crecimiento y la
supervivencia, ha sido decidir qué es más importante: maximizar los beneficios para
el accionista o las contribuciones de la sociedad de una empresa.
La
ética gerencial consiste en colocar todos los principios, valores, acciones,
medidas, procedimientos y cultura organizacional al servicio de los objetivos
del proyecto, de los más altos intereses nacionales, de la comunidad, de los
beneficiarios de los usuarios y de la institución, para asegurar el logro
eficaz y equitativo de los resultados perseguidos, con base al manejo
transparente de los recursos, en el desempeño eficiente de las actividades y
funciones y en el comportamiento idóneo de los miembros del equipo.
IMPORTANCIA DE LA GERENCIA
Lo
primero a especificar, es que la gerencia es el último eslabón superior en la
jerarquía de una empresa; teniendo así la mayor de las responsabilidades al
tener que velar por el funcionamiento de cada área a la que esté asignado, supervisando
al talento humano y aplicando correcciones cuando sea necesario.
La
gerencia se encarga de dirigir a un grupo de personas que están bajo su mando y
deben reportar sus actividades de forma diaria, o como esté acordado entre las
partes. En este caso, el porqué es importante la gerencia se define claramente:
sin la supervisión y coordinación de un gerente, los subordinados podrían no
hacer el trabajo como está establecido e incumplir con el resto de sus funciones
dentro de la organización.
Adicional,
el gerente se encarga de identificar los posibles problemas que una determinada
situación pudiese desencadenar, teniendo que elaborar un plan de acción que
aporte soluciones a mediano y largo plazo.
Otra
de las funciones que hace valer el cargo de gerencia estratégica, es que se
encarga de la toma de decisiones o de aprobar las que, los coordinadores o
siguientes al mando, hayan propuesto. De igual forma, la palabra final la tiene
el gerente, siempre aplicando métricas que conduzcan al éxito.
Para
saber un poco más sobre porqué es importante la gerencia, hay que especificar
de forma concisa cuáles son las funciones de un gerente. En caso que sean más
de uno, las responsabilidades pudiesen dividirse en partes iguales.
—
Planificar y organizar el trabajo, sub-dividiendo para asignarlo a cada
trabajador.
—
Controlar que el trabajo se cumpla.
—
Dar seguimiento al cumplimiento del trabajo, de forma periódica.
—
Desarrollo de estrategias que promuevan la productividad.
—
Dar respuestas operativas al presidente o líder superior.
—
Motivar al talento humano, aparte de liderarlo.
TIPOS DE GERENCIA
1. Gerencia Empresarial
Es
la madre de todas las gerencias porque de las empresas surgió. La gerencia nace
en el seno de laconstante búsqueda de la productividad de las empresas, impulsadas
en su mayoría por resultados económicos. Pudiéndose establecer las funciones de
la gerencia en un principio sólo para este fin.
Pero
se ha aprendido grandes lecciones de ella como por ejemplo la necesidad de humanizar
las empresas para integrar a los empleados en la misión organizacional, a
hacerse responsable del impacto de la organización y por sobre todas las cosas
a alcanzar resultados que no estén únicamente concentrados en el beneficio
económico. Esto ha dado pie a un interesante fenómeno, empresas humanizadas y organizaciones
sociales productivas, naciendo nuevos tipos de gerencia.
2. Gerencia en Organizaciones Sociales
Las
enseñanzas de la gerencia empresarial han abierto nuevas posibilidades a las
funciones de la gerencia. Hoy día la gerencia puede ponerse en práctica en organizaciones
sociales como instituciones religiosas, en instituciones públicas, en cooperativas,
empresas sociales y hasta en la familia, la institución más antigua de la humanidad.
La
lección aprendida para las organizaciones sociales es que hay que ponerse
objetivos y estos deben alcanzarse, pero para saber si se alcanzaron se
necesita encontrar una métrica diferente a la ganancia económica, que ha sido
la medida central de los negocios.
La
“rentabilidad” es la propuesta de métrica más consensuada al respecto, pero
definitivamente esta es una variable que cada organización tendrá que proponer
para sí misma de acuerdo a su razón de ser y su propio concepto del éxito.
3. Gerencia de Proyectos
Surge
por la necesidad de encontrar una metodología para alcanzar resultados en
ambientes adaptativos y muy sumergidos en la incertidumbre, donde la única
certeza es que todo cambia de un momento a otro. Es un tipo de gerencia que
debe aprender todo emprendedor, ya que asumir una metodología de trabajo es lo
único que lo obliga a ser productivo.
Además,
no hay mejor práctica en la vida para aprender gerencia que ser emprendedor, los
emprendedores son responsables de dirigir su visión y utilizar los mínimos recursos
para conseguir los más grandes resultados y contribuciones a su sociedad. Este tipo
de gerencia amplía las funciones de la gerencia.
4. Gerencia Personal
Un
concepto definitivamente nuevo que cada vez toma más relevancia en un mundo
cambiante, donde la reinvención se hace la norma día a día. Los retos de toda persona
que gerencia su vida y sus proyectos siempre han sido los mismos, organizar el
trabajo para alcanzar la productividad.
Esta tiene un importante impacto en la familia
porque se aprende a articular los objetivos personales con los familiares y
profesionales. La gerencia de uno mismo otorga una función a la gerencia nunca antes
visto.
CARACTERÍSTICAS DE LA GERENCIA
La
Gerencia se puede dividir en Pública y Privada. Según el tipo se presentan sus
diferentes características.
1. Gerencia
Pública
La
Gerencia pública es la acción del gobierno al dictar y aplicar las
disposiciones necesarias para el cumplimiento de las leyes y para la
conservación y fomento de los intereses públicos, y al resolver las
reclamaciones a que dé lugar lo demandado.
Ambas
gerencias se refieren al manejo de recursos y al uso de estos. Siempre
prevalece el factor humano pues de este son los bienes administrados y, aunque
en esencia, las mismas (la privada proviene de la pública) muestran marcadas
diferencias entre objetivos y modos de aplicación, por lo tanto la sistemática
a la que responde sus planteamientos teóricos y prácticos también se
diferencian, sin embargo mantienen terminología similar para referirse a
asuntos comunes como planeación, control, dirección, entre otros.
Sus
características son:
—
La ciencia que lo estudia es la administración, pero se le considera una
disciplina diferente, llamada administración pública.
—
Se crean por iniciativa del estado, mediante decreto del ejecutivo nacional.
—
Responde al derecho público.
—
Su aplicación está bajo la dirección del Estado, por medio de sus organismos,
específicamente el Poder Ejecutivo en sus diversos aspectos.
—
Se clasifica en centralizada (gobierno) descentralizadas, paraestatal
(organismos descentralizados y autónomos, empresas de participación estatal y
fideicomiso público.
—
Se emplea en todos los organismos pertenecientes al Estado, cuyos bienes son de
propiedad pública.
—
Su actividad está orientada a la aplicación y marcha cotidiana de los servicios
públicos y demás obligaciones para con la comunidad.
—
El beneficio generado se emplea en la inversión social, según lo dispuesto en
la ley.
—
Aunque manejan un concepto de mercado este se aplica a la colectividad en
general y a la satisfacción de sus intereses.
2. Gerencia
Privada
La
gerencia privada es la coordinación de los recursos humanos y materiales de una
empresa con la finalidad de lograr los mejores resultados posibles, de acuerdo
a los intereses de los socios, implicando una gestión de bienes de carácter
privado.
Sus
características son:
—
La ciencia que la estudia es la administración en general, específicamente la
administración de empresas.
—
Se crean por iniciativa privada mediante un registro de comercio.
—
Responde al derecho privado.
—
Su aplicación está a cargo de un administrador, consejo de administración o
gerente, en la práctica su titular suele recibir el nombre de director general.
—
Se utiliza en empresas privadas, cuyo capital pertenece a particulares,
(diferentes del Estado)
—
Su actividad está orientada a la producción y formación de riqueza, su fin es
el lucro.
—
El beneficio es generado es propiedad y de repartición entre los socios o
propietarios.
—
Su concepto de mercado maneja un consumidor cuya necesidad puede satisfacerse
debido a un poder adquisitivo.
La
administración pública es esencialmente general, extendiéndose uniformemente
sobre todas las clases de la sociedad y el territorio, o al menos sobre sus
divisiones orgánicas, estados, municipios que tienen sus normas legales y sus
ordenanzas magistrales.
buenos dias , actividad recibida
ResponderEliminarBuen dia actividad recibida
ResponderEliminar